Une entreprise dispose de nombreux espaces dédiés à chacune de ses activités dont certains sont réservés au travail. Mais sont-ils réellement bien optimisés ? N’y aurait-il pas des stratégies à mettre en place pour suivre et améliorer la gestion des espaces au sein de l’entreprise ? Dans cette série d’articles sur les nouveaux modes de gestion des espaces, penchons-nous sur la gestion des espaces de travail.
Les enjeux de la gestion des espaces de travail : flexibilité & télétravail
Si aujourd’hui le travail « en remote » ou télétravail semble avoir trouvé de nombreux adeptes, la plupart des entreprises n’envisagent pas de se défaire totalement de leur modèle traditionnel. Les bureaux d’entreprise ont encore de beaux jours devant eux face à la difficulté de généraliser le télétravail dans certains secteurs ou fonctions (bâtiment, hôtellerie, RH…). La réticence des salariés ou des employeurs à étendre l’usage du travail à distance reste donc parfois bien présente.
Mais l’apparition forcée du télétravail à la suite de la pandémie de coronavirus a quand même suscité certaines interrogations sur le maintien de tous les espaces de travail en entreprise. Ces interrogations sont notamment nourries par le coût représenté par les immeubles de bureaux dans une entreprise. Faudrait-il délocaliser les bureaux ? Réduire drastiquement les espaces de travail ? Certaines entreprises sont ainsi prêtes à passer le pas pour intégrer une dose de télétravail dans leur système de façon pérenne.
Dans tous les cas, il n’est généralement pas question de mettre fin au règne du bureau pour accueillir les activités essentielles de l’entreprise mais bien d’adapter ses usages. Et il est bienvenu de se poser toutes les questions nécessaires pour mieux organiser cet espace qui coûte cher à l’entreprise.
Pour autant, il n’est pas toujours facile d’identifier les besoins des salariés en termes d’espace ou de faire remonter les défauts d’agencement des locaux. Si des solutions sont parfois mises en place, elles restent timides : gestion sous Excel ou reporting oral… Bref, difficile d’amorcer un véritable changement sans possibilité de collecter des informations.
Aujourd’hui, des solutions intelligentes existent pour ne plus gérer les espaces de façon erratique et superficielle. Et les bénéfices d’une gestion plus efficace des espaces sont nombreux.
Mieux gérer les espaces pour une meilleure productivité des salariés
Un environnement de travail optimisé et pensé pour le bien-être des salariés améliore grandement leur productivité. De l’espace attribué à chaque salarié aux installations de confort pour se détendre au travail, tous les espaces sont à scruter avec attention. Le bureau du salarié doit lui laisser suffisamment d’espace pour qu’il ne se sente pas à l’étroit. Il doit aussi conserver un minimum d’intimité car l’open space est de plus en plus critiqué. Il pêche souvent par le bruit ambiant et continu qu’il génère.
Selon une étude JLL de 2016, 70 % des salariés estiment que l’aménagement de leur lieu de travail a un impact sur leurs performances.
N’oublions pas non plus les espaces de repos entre les phases de travail. Appréciés par les salariés, ces espaces de détente permettent des vrais moments de pause et de déconnexion qui favorisent le bien-être au travail : cuisine, salle de repos, salle de sport…
Autre facteur important pour le bien-être des salariés au travail : la possibilité de recourir à des journées de télétravail. Entreprises comme salariés y trouvent leur compte notamment grâce à la souplesse du système. Au rayon des avantages invoqués, on recense la possibilité d’un meilleur équilibre vie professionnelle et vie personnelle mais aussi la diminution des trajets domicile/travail parfois longs et pénibles. Le télétravail est aussi un argument pour attirer les jeunes talents dans les entreprises. Il est d’ailleurs devenu beaucoup plus facile à mettre en œuvre aujourd’hui avec les possibilités offertes par le digital.
En 2017, 15 % des salariés effectuaient 1 journée de travail nomade. En 2020, c’est plus de 40 % des Français qui ont pratiqué le travail à distance pendant le confinement !
Les solutions intelligentes peuvent vous aider à mieux gérer vos espaces et à améliorer le bien-être et la productivité de vos salariés. Par exemple, elles vous permettent de localiser un espace « perdu » et inoccupé qui pourrait être reconverti en espace de détente pour les salariés. Grâce au taux d’occupation des espaces, vous pouvez comprendre quand et comment les espaces sont occupés. Ainsi, une salle de réunion constamment réservée peut être le signe qu’il faudrait investir dans un nouvel espace comme celui-ci.
Gestion des espaces de travail : une réduction des coûts à la clé
Si chaque organisation était à même d’exploiter stratégiquement chaque mètre carré dont elle dispose, elle ferait des économies substantielles sur son patrimoine immobilier. Et c’est crucial car les prix de l’immobilier et les bâtiments de bureaux dans les grandes villes augmentent à vue d’œil.
Les espaces de travail laissés à l’abandon ou mal organisés font perdre de l’argent à l’entreprise qui cherche des solutions ailleurs pour organiser une réunion ou installer un collaborateur alors même qu’elles existent surplace ! Sans oublier les coûts engendrés par un déménagement. Dans l’idéal, chaque mètre carré serait donc rentabilisé et l’entreprise utiliserait uniquement l’espace dont elle a besoin. Elle ajusterait ainsi ses coûts au plus près de ses besoins.
Le coût moyen d’un poste de travail traditionnel est de 13 087 € HT (Buzzy Ratios 2017).
Par exemple, le « Flex Office » est une solution qui se généralise : un salarié n’aurait plus forcément un poste de travail attitré mais un bureau qui changerait de main selon la présence physique du salarié dans l’entreprise un jour donné.
Le coworking ou « bureau partagé », d’abord répandu parmi les professions indépendantes, s’étend aussi aux entreprises. C’est une manière de rationaliser les coûts mais aussi une autre façon de travailler. Certaines et non des moindres comme PwC, Google, Coca-Cola ou BlablaCar ont d’ailleurs déjà saisi cette opportunité.
Si le coworking peut s’ancrer de manière pérenne dans l’entreprise, il peut aussi répondre à une augmentation occasionnelle du nombre de salariés, et donc apporter plus de souplesse aux entreprises. Il peut aussi servir de lieu d’appoint pour organiser des réunions hebdomadaires dans une entreprise en « full remote ».
Bien sûr, un espace de travail en coworking doit être bien géré pour fonctionner correctement. Là encore, les solutions connectées qui existent aujourd’hui facilitent sa gestion : localisation des espaces libres en temps réel, réservation des salles de réunions, etc.
Il y aurait environ 1 700 espaces de coworking en France en 2019, soit une multiplication par 3 du nombre d’espaces dédiés depuis 2017 !
Une solution pour gérer vos espaces de travail : le pack SMATI gestion des espaces
Investir dans une solution connectée et intelligente comme la solution d’Hxperience, SMATI vous aidera à mieux gérer vos espaces de travail.
Le pack SMATI gestion des espaces vous permet de :
- Optimiser la gestion des immeubles de bureaux ;
- Maximiser l’usage des espaces partagés en suivant l’occupation des espaces ;
- Améliorer le confort des salariés dans l’environnement de travail, etc.
Tous les espaces connectés sont analysés par notre solution afin de dégager des datas facilement exploitables vous permettant de prendre les bonnes décisions pour mieux organiser vos espaces de travail.
Vous avez une vision en temps réel sur tous les espaces que vous connectez. Enfin, SMATI peut vous aider à mieux gérer vos réservations de salles de réunions. En cas d’annulation ou de départ avant l’horaire prévu, vous êtes prévenu immédiatement pour pouvoir réutiliser l’espace !
Aujourd’hui, les mutations du travail engendrent toujours plus de flexibilité et de mobilité. Elles demandent une adaptation des entreprises pour mieux gérer leurs espaces de travail en conséquence en conférant plus d’agilité à l’environnement de travail.
Contactez Hxperience pour améliorer la gestion de vos espaces !