Disponibilité des salles, perte de temps, connexion internet, infrastructure… De nombreuses problématiques doivent être prises en compte pour gérer les espaces de réunions et optimiser leur utilisation. Découvrez quels sont ces enjeux et les réponses apportées par la solution de gestion des espaces SMATI.
Un cadre passe environ 3 heures par jour en réunion, rapporté sur une carrière de 40 ans, ce sont 16 années qui sont dédiées aux réunions d’équipe… Pour que ce temps soit utilisé de manière efficace, une des principales problématiques est la bonne gestion des espaces de réunions mis à disposition des employés. Hxperience fait le point.
Gestion des salles de réunion, une problématique d’entreprise
Indisponibilité des salles, environnement peu attrayant voire inadapté (température, luminosité, mobilier, connexion internet, équipements multimédia…), « réunions fantômes » (salle réservée mais que personne n’utilise), voici autant de problématiques assez courantes que les entreprises doivent résoudre afin d’assurer le confort et la productivité de leurs collaborateurs.
Les entreprises doivent concilier deux enjeux majeurs concertant la gestion de leurs salles de réunion. Elles doivent d’une part disposer d’une infrastructure qui corresponde aux besoins des salariés en sachant que ces besoins évoluent en fonction de la taille de l’entreprise, de la nature des équipes, de potentiels réaménagements de bureaux et de nouvelles méthodes de travail. Lorsque la grande majorité des employés travaillait dans des bureaux fermés, ceux-ci faisaient office de salles pour les réunions en groupes réduits. La généralisation de l’open space a vu naître un besoin en petits espaces qui permet à deux ou trois collaborateurs d’échanger de manière spontanée (de visu ou à distance) sans perturber leur voisinage. Autre exemple : l’adoption croissante de la visioconférence pour faciliter la collaboration d’équipes multi sites nécessite une infrastructure spécifique et coûteuse.
Le deuxième enjeu pour la direction immobilière (et qui est bien souvent le plus stratégique car ayant un impact économique important) est d’améliorer le taux d’occupation des bureaux en général, et des espaces partagés en particulier afin de rentabiliser l’actif immobilier. La difficulté à laquelle se heurtent souvent ces directions sur ce sujet est la méconnaissance de l’usage réel des salles de réunions ainsi que des leviers d’amélioration potentiels.
Salle de réunion : une infrastructure globale qui doit répondre aux besoins des salariés
Premier point essentiel pour permettre une gestion optimisée des salles de réunion : la disponibilité et facilité de réservation des salles de réunion. Si l’offre de salles de réunion en termes de quantité et de taille est souvent complexe à faire évoluer en raison de contraintes d’aménagement, l’adoption d’un système de réservation de salle simple et transparent améliore indubitablement l’utilisation des salles. Et la mise à jour automatique du système de réservation en fonction de l’utilisation réelle de la salle à l’heure programmée, est un atout supplémentaire pour maximiser l’usage des salles.
Les équipements mis à disposition doivent être utilisables et pilotables par tous les terminaux standards. Chacun peut ainsi venir avec son matériel, le collaborateur mène la réunion avec aisance puisqu’il travaille sur son ordinateur personnel. De même, il est plus efficace d’utiliser le wifi, une connexion fiable et suffisante, pour partager ses contenus et communiquer avec le reste de l’équipe.
Le confort des salles (que l’on parle de température, luminosité, qualité de l’air, mobilier) est également un facteur souvent négligé mais qui a un impact non négligeable sur le bien-être et la productivité des employés. Des études ont notamment montré que le niveau de concentration des personnes peut baisser d’environ 30% si le niveau de CO2 dans une salle de réunion est trop élevé, d’où l’importance d’une bonne ventilation dans ces salles.
La solution SMATI pour une gestion optimale des salles de réunion
La solution SMATI de Hxperience répond aux nombreuses problématiques de gestion des salles de réunion.
Si le choix des données à mesurer et à analyser peut être différent selon le et les objectifs des différents acteurs (propriétaires, gestionnaires, occupants), SMATI propose un ensemble de fonctionnalités essentielles à la bonne gestion des salles de gestion :
- Une analyse fine et multifactorielle de la fréquentation
- La mise à jour automatique de votre système de réservation existant en fonction de l’occupation réelle
- La visualisation de l’état de la salle de réunion grâce à un bandeau lumineux
- La visualisation de la disponibilité des salles par les employés et la possibilité de prolonger la réservation d’une salle en appuyant simplement sur une touche
- L’analyse des indicateurs d’environnement et de confort dans les salles
N’hésitez pas à contacter notre équipe d’experts pour en savoir plus sur la solution SMATI.