De nouveaux modes de travail se développent dans les organisations ces dernières années : équipes distantes, travailleurs nomades, télétravail, espaces de coworking… Comment adapter ses locaux à ces nouvelles méthodes et proposer des espaces et services adaptés à ses collaborateurs ? Hxperience vous explique comment notre solution Smart Building répond aux enjeux d’analyse des usages et d’optimisation des espaces partagés.

 

Comment adapter ses bureaux d’entreprise aux nouvelles méthodes de travail de ses salariés

Le télétravail : l’avenir des entreprises ?

Encore peu répandu en France il y a quelques années, le télétravail gagne inévitablement du terrain. Facilité par les nouvelles technologies nomades, il n’est plus réservé à certains métiers. Le Commissariat Général à l’Égalité des Territoires publie les chiffres du télétravail en 2016 :

16,7 % des Français télétravaillent plus d’une journée par semaine,

96% des personnes interrogées dans le cadre de cette enquête pensent que ce mode de travail améliore le bien-être des salariés concernés.

Ce phénomène, relativement récent, ne s’est pas encore généralisé, mais ses effets positifs sont avérés : le télétravail est bénéfique tant pour le salarié, que pour l’employeur.

– Gain en efficacité et productivité,

– Recul de l’absentéisme,

– Amélioration de la qualité de vie des salariés (moins de temps passé dans les transports, meilleure flexibilité des horaires qui favorise la vie privée des salariés…).

De plus en plus d’entreprises s’engagent dans la mise en place du télétravail dans une optique d’attirer les meilleurs talents (qui sont sensibles à cet avantage proposé par l’employeur) et mesurent l’impact positif sur leur marque employeur et sur la rétention des salariés.

Le télétravail exige cependant de repenser l’organisation de l’entreprise, notamment celle de ses locaux. Les différentes pratiques de collaboration à distance entrainent en effet à la fois la « désertification » progressive des bureaux ainsi que la nécessité de proposer des espaces et outils permettant la collaboration efficace de ces employés distants.

 

Repenser les bureaux de l’entreprise pour réussir l’intégration des nouveaux modes de travail

Les locaux doivent s’adapter aux nouvelles méthodes de travail des professionnels qui ont toujours besoin de se rencontrer, et d’échanger. Les espaces partagés ou espaces de coworking (salles de réunions, espaces de travail conviviaux comme une cafétéria aménagée) viennent remplacer les bureaux individuels fermés. Ces nouveaux espaces de travail favorisent une atmosphère détendue pour des échanges de qualité et une productivité accrue, tout en améliorant le taux d’occupation global des m2.

Lorsque cela est possible, les bureaux désormais inutilisés peuvent en effet être libérés, ce qui permet des économies substantielles dans les centres urbains où le coût du mètre carré est très élevé. A cela s’ajoute des baisses de charges d’exploitation (électricité, chauffage..) qui sont liées à la superficie des locaux.

Certaines entreprises proposent par ailleurs de partager certains lieux (les espaces restauration, les salles de conférence, salles de fitness, ou bien des postes de travail pour les visiteurs..) avec d’autres sociétés occupant l’immeuble, ce qui permet d’enrichir l’offre de services pour les employés tout en mutualisant les coûts.

 

L’analyse des données pour des solutions de réaménagement des bureaux adaptées

Pour analyser l’impact des nouvelles habitudes de travail sur l’occupation de vos locaux et préparer leur réaménagement, les gestionnaires et exploitants de bureaux peuvent s’appuyer sur différentes solutions techniques qui permettent de mesurer la présence ou la fréquentation dans un espace (salles de réunion, bureau nomade). Le choix du capteur et des données à mesurer et analyser sera différent selon l’objectif recherché, le nombre d’espaces concernés et l’équation économique qui en découle.

Ces données de fréquentation récoltées et analysées peuvent également être utilisées pour la mise à jour automatique de réservations de salles (annulation de la réservation si aucune présence à l’heure réservée par exemple).

Par ailleurs, le croisement des données de présence avec d’autres éléments liés à l’environnement de l’espace de travail (température, humidité, luminosité, qualité de l’air, niveau sonore) peut permettre d’identifier des zones peu utilisées par les collaborateurs pour des raisons d’inconfort.

Enfin, dans un souci d’économie d’énergie, il sera possible de diminuer la température ou la luminosité dans un espace non occupé à partir d’une certaine heure.

On remarque qu’au-delà de la seule information de présence dans un espace partagé, c’est en fait l’analyse et le croisement de différentes sources de données qui permet de véritablement comprendre les usages, de réaménager les espaces de manière adéquate et de proposer de nouveaux services aux occupants.

 

Une nouvelle offre SMATI de Gestion des Espaces

Chez Hxperience nous possédons une expertise complète dans les solutions Smart Building pour les bâtiments tertiaires et pouvons vous accompagner dans votre projet de gestion d’espaces de bureaux depuis la sélection des capteurs jusqu’à la mise en place de notre outil  SMATI  pour la gestion simple et connectée de vos espaces partagés :

  • Analyse de la fréquentation des espaces,
  • Mise à jour automatique des réservations de salles,
  • Informations contextuelles (affluence au restaurant d’entreprise…),

Couplée à la gestion énergétique du bâtiment également disponible dans SMATI, Hxperience offre donc une solution complète permettant d’adresser l’ensemble des problématiques des gestionnaires et exploitants d’immeubles de bureaux.

N’hésitez pas à contacter nos équipes pour vous accompagner dans votre projet!