La crise sanitaire due à l’épidémie de COVID-19 a bousculé notre façon de travailler et les espaces dans lesquels nous travaillons. Quels sont changements impactant les espaces de travail ? Vont-ils durer ? Zoom sur les espaces de travail de l’après COVID.
COVID-19 & espaces de travail : les problèmes rencontrés par les entreprises
L’impossible distanciation sociale au travail
La crise sanitaire a mis en avant la nécessité d’adopter de nouvelles pratiques au travail pour limiter la propagation du virus dans les entreprises. Parmi celles-ci, on trouve : le port du masque, la mise à disposition de gel hydroalcoolique, la mise en place d’un sens de circulation pour éviter les croisements, la désinfection des locaux… Les mesures de distanciation sociale sont celles qui posent le plus problème dans les entreprises.
En effet, de nombreuses entreprises fonctionnent sur le modèle de l’open space. Largement adopté dans les années 80, il concernerait aujourd’hui environ 34 % des salariés selon le baromètre Actineo 2019.
Mais en période de crise sanitaire, l’open space est devenu suspect car il empêche la distanciation entre les salariés. On sait également que la diffusion du virus est accentuée dans les lieux clos et fermés. Elle l’est encore plus si ces lieux sont mal ventilés ou peu aérés dans la journée. Et plus le nombre de personnes se trouvant dans la pièce est élevé, plus le risque de contamination augmente.
À la suspicion envers l’open space se sont ajoutées les autres critiques qui émergeaient déjà depuis quelques années. On pense notamment à la difficulté à se concentrer des salariés liée au bruit ambiant ou à la baisse de la productivité. L’open space est donc un modèle à réinventer dans les entreprises, crise sanitaire ou pas !
Les bureaux inoccupés
Les entreprises se trouvent également confrontées au devenir des nombreux bureaux inoccupés en raison de l’adoption massive du télétravail. Fortement encouragé par le gouvernement comme réponse aux risques de contamination dans les entreprises, le télétravail s’est rapidement répandu. Au-delà de la crise sanitaire, la possibilité de télétravailler était déjà latente depuis quelques années : l’émergence de nouveaux outils digitaux permet de plus en plus de se passer de la présence physique du salarié.
Mais en laissant les salariés travailler à distance depuis chez eux, les bureaux se sont vidés. Que faire alors de tous ces espaces de travail vides ? La question est plutôt pressante pour les entreprises car les bureaux coûtent cher : des loyers payés inutilement et des factures de gaz, d’électricité ou d’eau qui s’accumulent.
Les entreprises doivent donc trouver des solutions pour repenser la gestion des espaces de travail et réduire leurs coûts car la tendance du télétravail sera sans doute amenée à durer.
De plus en plus, l’aménagement des locaux reflète aussi les valeurs et la culture d’entreprise, son ouverture à l’innovation mais aussi sa stratégie managériale. On pense notamment aux locaux d’entreprises de la Silicon Valley comme Google et Facebook. Bref, la gestion de l’immobilier d’entreprise tend à devenir un véritable projet d’entreprise.
Les défis posés par le télétravail
Les entreprises se sont tournées massivement vers le télétravail à marche plus ou moins forcée. Si pour certains salariés l’expérience fut plutôt concluante, pour d’autres, elle s’est révélée insatisfaisante.
Le télétravail en tant que tel possède de nombreux avantages: amélioration de la productivité, meilleure gestion de son organisation par le salarié mais aussi moins de perte de temps dans les trajets domicile-travail.
Mais il a aussi montré ses limites : manque de lien social entre collègues, perte du sentiment d’appartenance à une équipe, difficulté à séparer vie privée et vie professionnelle, surveillance de l’employeur…
Les entreprises vont donc devoir s’adapter pour conserver les bienfaits du télétravail et composer avec ses effets négatifs. Par exemple, le management des salariés devra être revu pour permettre un rapport salarié-employeur davantage basé sur l’autonomie, la responsabilisation et la confiance. Mais cette adaptation passe aussi par la réinvention des espaces de travail dans l’entreprise.
Les tendances émergentes pour les espaces de travail de demain
Avec la COVID-19, le bureau traditionnel a été remis en question. Les entreprises sont à la recherche de flexibilité pour leurs espaces de travail.
Les tiers-lieux
Les espaces de travail devraient devenir de plus en plus hybrides et de moins en moins cantonnés à un seul rôle. Les bureaux classiques devraient ainsi se transformer pour combiner agréablement travail et lieu de vie.
La tendance émergente depuis quelques années du coworking (c’est-à-dire un espace de travail partagé entre plusieurs personnes d’horizons divers) pourrait ainsi se confirmer. Les entreprises pourraient massivement se tourner vers la location d’espaces de coworking pour leurs salariés.
D’autres tiers-lieux pourraient aussi être investis par les entreprises comme les fablabs (contraction de « laboratoire de fabrication »). Ces lieux mettent à disposition de tous des machines et outils pour concevoir et réaliser des objets divers.
Le flex office
Le flex office se révèle être une solution pour mieux gérer le faible taux d’occupation des bureaux et moduler la présence au travail des salariés plus facilement. Comme son nom l’indique, le flex office promet un bureau flexible aux utilisateurs. Ils peuvent choisir leur espace de travail en fonction des besoins du jour. Par exemple : rendez-vous client, concentration, brainstorming d’équipe, visioconférence… Le flex office propose aussi aux travailleurs de plus avoir de poste de travail attitré. L’intérêt en période de crise sanitaire est de laisser un bureau vidé de ses effets personnels après sa journée de travail. Beaucoup plus simple à nettoyer !
Les espaces communs de l’entreprise
Les espaces communs comme la cantine ou la salle de détente sont les plus impactés par la crise sanitaire. Ils ont été en partie désertés car ils réunissent trop de monde en même temps. Pour qu’ils puissent retrouver une certaine convivialité, ces espaces pourraient être scindés en plusieurs petits espaces afin de limiter le nombre de participants.
Le mobilier d’entreprise
Oubliez la longue table de réunion encombrante ! Le mobilier de bureau pourrait devenir plus modulable et plus léger pour s’adapter plus facilement au maintien de la distance physique. Des aménagements astucieux pourraient aussi émerger dans l’open space. Par exemple, des cloisons servant de rangements pour respecter le besoin d’intimité et la distance sociale entre les box de l’open space.
L’apport de la technologie pour les espaces de travail
À terme, les innovations technologiques amèneront d’autres nouveautés dans les bureaux. On pense notamment aux capteurs sans contact pour éviter de toucher les interrupteurs ou encore aux portails de désinfection postés à l’entrée de l’entreprise.
Les solutions connectées pour gérer les espaces de travail
Hxperience a développé une solution connectée pour gérer plus facilement vos espaces de travail. Avec notre solution SMATI espace de vie et de travail, nous vous proposons de réadapter vos espaces de travail en fonction de leur occupation.
Grâce à une analyse des taux d’occupation des espaces, vous pourrez prendre les bonnes décisions pour optimiser les espaces qui doivent l’être (salle de réunion, open space, etc.). Notre outil vous permet :
- De visualiser en temps réel l’occupation de vos espaces ;
- De repérer les surfaces non utilisées ;
- De détecter les espaces réservés mais non utilisés ;
- De suivre l’utilisation faite de vos locaux pièce par pièce.
En récoltant toutes ces données, vous pourrez tirer les conséquences qui s’imposent pour vos bureaux. À la clé, une économie d’environ 13 000 € par an et par poste de travail !
Le bouleversement des modes de travail entraîné par la crise du COVID-19 est sans aucun doute durable et laissera des traces. Si vous avez besoin d’aide pour repenser vos espaces de travail, contactez-nous.