Avec le développement du télétravail et la hausse des prix de l’immobilier, chaque mètre carré que vous utilisez pour vos bureaux est précieux et doit être rentabilisé. Mais savez-vous réellement de quelle surface vous avez besoin ? Nos conseils pour faire le point dans cet article.
Pourquoi connaître le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin est essentiel
Toutes les entreprises le savent : l’immobilier de bureaux coûte cher. C’est une des principales raisons pour laquelle il convient de déterminer avec précision le nombre de mètres carrés nécessaires à l’activité de l’entreprise. Et c’est d’autant plus vrai dans les grandes villes où les prix de l’immobilier grimpent de plus en plus.
De plus, la crise sanitaire du COVID-19 a bouleversé l’usage des bureaux dans les entreprises. Avec le recours massif au télétravail, de nombreux bureaux ont été laissés libres. Ces espaces inoccupés interrogent les entreprises qui souhaitent prolonger l’expérience du télétravail avec leurs salariés. Que deviendront tous ces espaces s’ils ne servent plus de bureaux aux salariés qui travaillent désormais depuis chez eux ?
Enfin, n’oublions pas non plus que disposer d’un espace de travail adéquat est un facteur essentiel pour le bien-être des salariés au travail. L’espace de travail influe sur la concentration, la motivation et la productivité des salariés. Ces derniers doivent avoir accès à un bureau suffisamment grand pour travailler correctement et être productifs.
Les entreprises doivent donc arbitrer pour éviter deux écueils : payer pour des mètres carrés inutilisés ou se retrouver à l’étroit dans leurs bureaux et ne pas pouvoir se développer.
La loi prévoit-elle un nombre de mètres carrés minimum par salarié ?
Le Code du travail ne précise pas un nombre de mètres carrés minimum par salarié dans l’entreprise. En revanche, il indique que l’espace du travail du salarié doit lui permettre de travailler dans de bonnes conditions et doit être adapté à son activité. L’article R 4214-22 du Code du travail précise que :
- La dimension en hauteur et en surface des locaux de travail doit lui permettre de travailler sans risque pour sa sécurité, son bien-être ou sa santé ;
- Il doit disposer d’une liberté de mouvement suffisante à son poste de travail et autour de ce dernier.
Certaines normes apportent plus de précisions quant au nombre de mètres carrés recommandé par salarié. Ces normes ne sont pas obligatoires : ce ne sont que des recommandations.
La plus connue est la norme AFNOR NF X 35-102 qui prévoit : Pour un espace de bureau individuel : 10m² minimum par personne, pour un bureau partagé : 11 m² minimum par personne et pour un espace bruyant : 15 m² minimum par personne.
Enfin, avec le COVID-19, il faut aussi penser à la sécurité et à la santé des salariés au travail. Les espaces de travail doivent être suffisamment distants les uns des autres pour éviter les risques de contamination. De la même façon, ils doivent être maintenus propres en désinfectant régulièrement les surfaces de travail.
6 éléments essentiels pour déterminer le nombre de mètres carrés nécessaires à l’entreprise
# 1 L’organisation du travail dans l’entreprise
L’entreprise doit prendre en compte sa propre organisation du travail : travail en présentiel ou en distanciel des salariés. Évidemment, une entreprise fonctionnant en « 100 % télétravail » n’aura pas besoin de bureaux ! Un espace de coworking ou la location ponctuelle de bureaux partagés pourra aisément remplacer un bail commercial à l’année. À l’inverse, si la présence des salariés dans l’entreprise est indispensable, il faudra prendre en compte ce paramètre pour investir dans des locaux pouvant accueillir tous les effectifs de l’entreprise.
# 2 Le type d’activité
Le type d’activité exercée par l’entreprise a aussi son importance. Si vos salariés travaillent sur ordinateur toute la journée (développeurs web, graphistes…), il faudra prévoir de la place pour stocker le matériel informatique. Autre exemple, si leur activité nécessite de tenir des réunions souvent ou de recevoir des clients (avocats, commerciaux…), ils auront besoin de bureaux individuels et/ou de nombreuses salles de réunions.
# 3 La localisation de l’entreprise
C’est l’un des facteurs déterminants pour votre budget ! Si vous pouvez vous offrir beaucoup de mètres carrés en province, vous en aurez nettement moins pour le même prix dans les grandes villes et surtout en région parisienne. C’est pourquoi lorsque votre budget est limité, il peut être intéressant de localiser votre entreprise dans une petite zone urbaine plutôt que dans une grande agglomération pour accéder à des surfaces plus importantes. Les entreprises peuvent aussi opter pour l’expatriation à l’étranger pour diminuer leurs coûts locatifs même si ce n’est pas toujours possible pour toutes les activités.
# 4 Les espaces de travail
Le type de bureaux préféré par l’entreprise dépend de sa culture d’entreprise. Par exemple, l’open space est l’espace de travail privilégié par les start-ups. Mais ce dernier a ses détracteurs. Il est décrié pour être trop bruyant et diminuer la concentration des salariés. Sachez également qu’opter pour des bureaux individuels demandera plus de mètres carrés que si vous choisissiez un open space.
# 5 Les espaces collectifs
L’estimation des mètres carrés nécessaires doit prendre en compte tous les espaces collectifs de l’entreprise : cuisine, cafétéria, salle de réunion, salle de détente… Tous ces espaces sont importants car ils participent au bien-être au travail des salariés de l’entreprise. On compte généralement 3 ou 4 mètres carrés par personne. On peut ainsi estimer les besoins à :
- Environ 10 mètres carrés pour une cuisine sans salle à manger ;
- Environ 12 à 16 mètres carrés pour une petite salle de réunion (4 personnes maximum) ;
- Environ 18 à 24 mètres carrés pour une grande salle de réunion (4 à 8 personnes).
Il faut donc se poser les questions suivantes : - De combien de salles de réunions avez-vous besoin ?
- Souhaitez-vous mettre en place des espaces de détente ? Si oui, combien ?
- La cuisine doit-elle inclure un espace salle à manger ou non ?
Pour optimiser la gestion de vos espaces de travail, pensez à notre solution de gestion des espaces. Elle vous permet d’analyser l’occupation de vos espaces de travail. Vous pouvez suivre l’occupation en temps réel de vos salles de réunion et en gérer la réservation avec plus de flexibilité.
# 6 Les autres espaces
Il faut aussi penser aux mètres carrés qui ne servent pas directement au travail mais dont la présence est indispensable : couloirs, locaux techniques, escaliers… Privilégiez les immeubles modernes qui ont davantage de chances d’offrir une meilleure optimisation de ces espaces qu’un immeuble ancien. Autre option, vous pouvez bien sûr faire des travaux pour que votre espace soit le plus optimisé possible. Mais attention aux coûts qui peuvent rapidement augmenter la note !
Espaces de travail : les autres éléments importants pour le bien-être des salariés
Au-delà des mètres carrés, d’autres facteurs sont importants pour favoriser le bien-être des salariés au travail. On pense à :
- La température dans les bureaux et la bonne qualité de l’air: une température de 19 degrés est l’idéal pour travailler dans des conditions optimales. La qualité de l’air dépend d’un bon système de ventilation et de renouvellement de l’air.
- L’ergonomie des bureaux et du matériel de bureau : choisissez un bureau assez grand pour que le salarié ait suffisamment de place. N’oubliez pas de prévoir des caissons de rangement pour qu’il puisse organiser son espace de travail. Optez également pour un siège ergonomique pour éviter les problèmes de dos.
- Le placement des bureaux dans la pièce : les bureaux doivent être idéalement placés face aux fenêtres de façon à capter au maximum la lumière du jour.
Définir avec précision le nombre de mètres carrés dont vous avez besoin est délicat… Mais c’est capital car la surface des bureaux influe sur de nombreux éléments : productivité des employés, bien-être au travail, finances de l’entreprise, etc. Contactez-nous pour découvrir nos solutions de gestion des espaces !